Как измерить и повысить операционную эффективность Современный бизнес полон конкуренции. Компании постоянно вынуждены искать пути повышения эффективности для того, чтобы сохранить имидж своего бренда. К ключевым факторам относят оптимизацию бизнес-процессов и увеличение операционной эффективности. В статье мы расскажем, что такое операционная эффективность и какие существуют пути ее повышения. Что такое операционная эффективность? Под операционной эффективностью понимают совершенствование процессов и систем для достижения высоких результатов и поставленных целей развития. При этом качество продукции и услуг организации остается на высоком уровне. Высокая операционная эффективность позволяет добиться максимальной рентабельности при уменьшении расходов. При этом очень важно отличать производительность и эффективность. К примерам операционной эффективности можно отнести внедрение нового процесса, снижающего использование ресурсов и увеличивающего общую скорость работы. Эффективными являются инвестиции в высококачественное оборудование, что позволит поддерживать производительность на высоком уровне без необходимости проведения частого технического обслуживания. Основные компоненты операционной эффективности Разобравшись, что такое операционная эффективность, важно понять, из каких основных компонентов она состоит. Оптимизация процессов Важная составляющая оптимизации — это пересмотр и изменение существующих бизнес-процессов для того, чтобы убрать неэффективность. Это достигается следующими методами: Анализ текущих процессов. Очень важно определить узкие места и области, которые требуют улучшения. Автоматизация. Для того чтобы автоматизировать рутинные задачи, необходимо использование специализированных технологий. Это уменьшает влияние человеческого фактора и ускоряет выполнение задач. Управление ресурсами Операционная эффективность включает в себя грамотное управление ресурсами. Оно подразумевает: Четкое распределение функционала. Каждый сотрудник осознает свои обязанности и обладает всем необходимым для того, чтобы решить поставленную задачу. Тщательный контроль затрат. Важно регулярно мониторить финансовое состояние компании — это позволит устранить нецелевые расходы. Обучение сотрудников Успех компании напрямую зависит от квалификации и степени мотивации сотрудников. Для того чтобы их обеспечить, необходимо выполнить следующие действия: Постоянно обучать сотрудников. Актуальные знания и развитие новых навыков позволяет сотрудникам быстро и качественно выполнять обязанности. Формирование мотивирующего окружения. Сотрудники должны чувствовать себя частью команды. Понимание причастности значительно повышает общий результат. Операционная эффективность в разных отраслях Само понятие операционной эффективности и методы ее повышения могут отличаться друг от друга в разных отраслях бизнеса. Рассмотрим каждый из них на определенном примере. Производственный сектор На производстве операционная эффективность подразумевает активное внедрение автоматизации и оптимизацию процессов создания товаров. Для того чтобы отслеживать качество производительности в реальном времени и вовремя вносить изменения, используются современные технологии, например, IoT и AI. Сфера услуг Главное для сферы услуг — это улучшение клиентского сервиса. Если правильно наладить взаимодействие с клиентами и грамотно собирать обратную связь, то это поможет значительно повысить степень лояльности и удовлетворенности. IT и технологии Операционная эффективность в области информационных технологий нередко достигается за счет гибкой методологии управления проектами — Agile. С ее помощью осуществляется быстрая адаптация к изменениям, а сами продукты качественно улучшаются на основании полученной информации. Как измерить операционную эффективность? Для внесения изменений в стратегию развития компании и понимания того, что стоит улучшить, нужно определить, насколько плодотворны ваши усилия по повышению операционной эффективности. Для этого нужно определить ключевые показатели эффективности (KPI). Предлагаем продвигаться в этом процессе пошагово. Определите планку базового уровня Важно зафиксировать текущую информацию об эффективности работы сотрудников вашей компании. После этого необходимо сравнить эту информацию с показателями конкурирующих фирм. Такой процесс позволит вам выявить элементы, которые стоит оптимизировать. Устанавливая цели, вы можете выбрать определенные KPI, которые и станут мерилом вашего успеха. Так, к параметрам можно причислить количество отгруженных товаров, привлеченных клиентов, оказанных услуг, степень удовлетворенности клиентов. Итогом такого шага станет формирование дорожной карты, используя которую, вы сможете автоматизировать и оптимизировать рабочие процессы. Распределение ответственности между конкретными членами команды Установив схему движения к цели, определитесь с распределением функций между членами команды. Также подумайте над тем, каким образом они будут выполнять свои задачи, сколько понадобится времени каждому. Получив ответы на эти вопросы, вы узнаете, какие задачи на самом деле являются неважными. Обязательно используйте опыт своих работников, их проницательность и знания. Спрашивайте их мнение, не диктуйте всегда только лишь свою волю. Найдите проблемные места, мешающие прогрессу После выявления задач и членов команды, которые будут заниматься их решением, обратите внимание на проблемные места, которые способны помешать вам добиться желаемого. Это могут быть любые этапы или действия, на которые ваша команда тратит время при выполнении всевозможных задач. Используя специализированное программное обеспечение, вы можете определить, насколько загружены сотрудники, какова их производительность. Так, некоторые задачи не нужно так часто согласовывать — это мешает продвижению вперед. Помните о том, что многие проблемные места не так очевидны, как это может показаться на первый взгляд. Внимательно изучите каждый этап вашего рабочего процесса, рассматривайте все детали. Устраняйте проблемные места Выявили проблемы? Самое время заняться их устранением. Например, вы можете заметить, что один работник тратит куда больше времени и сил на выполнение задачи, чем другой. Если вы поручите выполнение действий второму сотруднику, который справляется с ними лучше, то сможете нагрузить первого той работой, которая ему подходит. Это повышает эффективность работы и значительно уменьшает операционные расходы. Качество работы компании при этом не страдает, поскольку каждый сотрудник получает свой собственный объем подходящих ему задач. Определите производительность Последний шаг процесса повышения операционной эффективности заключается в измерении качества изменений. Для этого можно использовать электронную таблицу или специальное ПО для управления проектом. Посмотрите текущие KPI и сравните с предыдущими показателями. Проведя анализ, вы сможете понять, привели ли ваши усилия к желаемому результату. Убедитесь в том, что оптимизация производительности не приводит к ухудшению качества услуг и продукции. Иначе все ваши попытки улучшить ситуацию могут иметь обратный эффект и привести к снижению удовлетворенности клиентов. Если есть конкретные улучшения и победы, обязательно отметьте их вместе со своей командой. Это послужит отличной мотивацией для новых достижений. Как повысить эффективность работы? Если показатели операционной эффективности вашей компании существенно ниже установленного значения, то необходимо использовать разные методы ее увеличения. Как мы сказали выше, сначала нужно провести анализ и выявить проблемы. Выявив их, примените следующие приемы улучшения операционной эффективности. Автоматизация Рабочая рутина отнимает много времени и энергии. Различные административные обязанности и вовсе могут отнимать силы. Для того чтобы экономить драгоценные ресурсы, стоит автоматизировать управление процессами. Это позволит сохранить нормальное функционирование бизнеса. Современные программные возможности позволяют автоматизировать почти каждую повторяющуюся задачу. Очень важно найти подходящий инструмент для удовлетворения своих потребностей. Стоит начать с таких вещей, как автоматический учет рабочего времени, электронной почты и настройки push-уведомлений. Это значительно экономит время и энергию каждого сотрудника. Устранение узких мест Крупное препятствие, стоящее на пути повышения операционной эффективности, — это проблемные места рабочих процессов. Они приводят к задержкам при оказании услуг и производстве товаров, обходятся очень дорого для вашей компании. Устранение проблемных мест начинается с их выявления. Это наиболее сложная часть, которая требует тщательного и внимательного анализа всех процессов компании, значительных затрат времени. Если еще во время анализа вы установили значительную нерациональность в рабочих процессах компании, то это важный показатель проблем. К этому может относиться неэффективное сотрудничество, отсутствие подходящих инструментов или недостаточно хорошее управление персоналом. Для определения проблемных мест можно использовать различные методики. Важность здоровой корпоративной культуры Отличный способ повышения операционной эффективности — изменение корпоративной культуры. Вполне логично, что уставшие от постоянного потока задач сотрудники не способны показать максимум своих возможностей, как бы они ни старались. Это легко объясняется тем, что у людей есть пределы физических и умственных возможностей. Научно доказано, что сотрудники, страдающие от профессионального выгорания, в 2,6 раза больше склонны уволиться из компании, чем замотивированные. Их эффективность на 35% выше. Базовый анализ корпоративной культуры можно начать со следующих вопросов: Поддерживается ли благополучие сотрудников на должном уровне? Есть ли у сотрудников достаточно времени для отдыха и отпуска? Поощряется ли руководством здоровый баланс между работой и личной жизнью? Хорошо налаженная корпоративная культура напрямую связана с организационной эффективностью. Инвестируйте в обучение сотрудников Современные бизнес-практики стремительно развиваются, возникают новые инструменты автоматизации. Но сотрудники не всегда осведомлены об их появлении. Это может отрицательно сказаться на операционной эффективности компании. Менеджер должен предоставить работникам доступ к постоянному обучению, отслеживать уровень их знаний и осведомленность о возможностях программного обеспечения, используемого в вашей компании. Инвестирование в наставничество и коучинг позволяет значительно повысить эффективность и продуктивность сотрудников. У новичков может быть отличная мотивация, но отсутствовать знания. Качественная информационная поддержка и грамотное руководство — вот тот способ улучшить эффективность работы сотрудников. Установите KPI правильно Для операционной эффективности не меньшее значение имеет правильная постановка KPI. Цели должны быть четко поставлены, в противном случае они не будут способствовать прогрессу. Вам необходимо установить стратегические KPI для каждой области вашего бизнеса. Отличным подходом к постановке KPI является метод SMART. KPI должен быть: Specific (особый). Четкая постановка KPI, определение цели, зачем это нужно. Measurable (измеримый). KPI можно оценить и измерить. Achievable (достижимый). KPI поставлен таким образом, что его реально достичь. Relevant (релевантный). KPI действительно измеряет то, что имеет особенное значение для эффективности вашей компании. Time Bound (ограниченный по времени). KPI должен иметь определенные временные границы — это период, за который должны быть достигнуты поставленные задачи. Операционная эффективность – это очень важный аспект для достижения нужного уровня конкуренции на современном рынке. Компании, которые стремятся оптимизировать процессы и правильно использовать ресурсы, способны улучшить свою продуктивность в разы.