Что такое MDM-системы

Информация — это важный элемент успешного функционирования любого бизнеса. Данные о клиентах, товарах, сотрудниках, сделках могут копиться на протяжении долгих лет. Возникает задача их структурирования, что позволит предотвратить риск появления неактуальных и противоречивых файлов.

В статье мы расскажем, что такое MDM-система и как она помогает в выстраивании подходящей файловой структуры.

Что такое MDM

MDM расшифровывается как Master Data Management и переводится на русский, как «управление основными данными». Это не просто софт, а своеобразные системы управления, благодаря которым обеспечивается единство предоставления массивов информации. Подобные решения исключают риск возникновения несоответствий, несопоставимости и дублирования.

В MDM входят два кластера компонентов: методологический и прикладной.

Методологический кластер состоит из:

• Определения правил и подходов к ведению основной информации. Разрабатываются стандарты и методики для того, чтобы обеспечить качественное управление данными, включая правила их обновления.

• Управление качеством информации. Данные можно очистить и обогатить, что позволит обеспечить их полноту и точность.

• Управление жизненным циклом информации. Определяются этапы, через которые проходят файлы с самого моменты их создания.

Прикладной кластер включает в себя:

• Программное обеспечение. Это базы данных, MDM-платформы, аналитические инструменты.

• IT-архитектура. Это определенные технологии, которые поддерживают MDM-процессы.

• Интеграционное окружение. Представляет собой механизмы для объединения информации из разных источников — и внешних, и внутренних.

Задачи MDM-систем

MDM-системы возникли из-за необходимости проводить анализ значительных массивов информации. Нужно собирать важные данные из таблиц, отфильтровывать их, убирать повторы и неактуальные факты.

MDM-системы помогают качественно решать следующие задачи:

• Централизация данных. Создание единого источника достоверных данных для всей организации.

• Устранение дублирования данных. Обнаружение и удаление дублирующихся записей в различных системах.

• Обеспечение согласованности данных. Поддержание единообразия данных, их различных систем и подразделений.

• Интеграция данных из различных источников. Объединение данных из CRM, ERP, финансовых систем и других источников.

• Управление справочниками и классификаторами. Создание и поддержка единых справочников (например, товаров, клиентов, поставщиков).

• Очистка данных. Исправление ошибок, устранение некорректных или устаревших данных.

• Обогащение данных. Добавление недостающей информации из внешних источников.

• Управление правами доступа к данным. Обеспечение контроля доступа к данным в зависимости от ролей и полномочий пользователей.

• Поддержка версионности данных. Управление историей изменения  данных и возможность отката к предыдущим версиям.

• Автоматизация процессов управления данными. Упрощение и ускорение процессов обновления, проверки и утверждения данных.

• Обеспечение соответствия нормативным требованиям. Поддержка соответствия данных регуляторным и законодательным требованиям (например, GDPR).

• Выполнение аналитики и формирование отчетности. Предоставление точных данных для аналитики и формирования отчетов.

• Поддержка многоканальности. Обеспечение согласованности данных из различных каналов взаимодействия с клиентами (онлайн, офлайн, мобильные приложения).

• Ускорение процессов внедрения новых систем. Упрощение интеграции новых приложений за счет наличия единого источника данных.

Решение данных задач при помощи MDM-систем помогает организациям повысить эффективность бизнес-процессов, улучшить качество принимаемых решений и снизить риски, связанные с использованием некорректных данных.

Типы корпоративных данных: что такое справочные и транзакционные данные

Корпоративные данные можно разделить на несколько типов, среди которых ключевыми являются справочные и транзакционные данные. Они играют важную роль в управлении бизнес-процессами и аналитике. Рассмотрим их подробнее.

Справочные данные — это статическая информация, которая описывает ключевые объекты бизнеса и используется для классификации, идентификации и структурирования сведений. Они редко меняются и служат основой для работы транзакционных систем.

Примеры справочных данных:

• Информация о клиентах — имя, адрес, контактные данные.

• Данные о продуктах — название, описание, цена, категория.

• Информация о сотрудниках — ФИО, должность, отдел.

• Данные о поставщиках и партнерах.

Характеристики справочных данных:

• Долгосрочные и стабильные.

• Используются в различных бизнес-процессах.

• Требуют высокой степени согласованности и точности.

Транзакционные данные — это динамическая информация, которая фиксирует факты выполнения бизнес-операций. Они отражают события, происходящие в реальном времени, и часто меняются.

Примеры транзакционных данных:

• Данные о продажах — дата, время, сумма, товар, клиент.

• Информация о заказах — номер заказа, статус, дата выполнения.

• Данные о платежах — сумма, дата, способ оплаты.

• Логи операций в системах — изменения статусов, перемещения товаров.

Характеристики транзакционных данных:

• Краткосрочные и изменчивые.

• Связаны с конкретными событиями или операциями.

• Часто используются для анализа и отчетности.

Данные также могут быть:

• Неструктурированными. Это почта и тексты, у которых нет формально определенной структуры.

• Полуструктурированными. У них нет схемы, но есть формальное описание в виде маркеров или тегов.

• Метаданными. Это данные, которые описывают другую информацию.

• Мастер-данные. Они содержат всю важную информацию о бизнесе.

Когда и зачем необходимы MDM-системы

Важным симптомом необходимости внедрять MDM-систему является накопление большого количества данных и появление сложностей с их обработкой. Если вовремя не использовать специализированное программное обеспечение, то организация может столкнуться с падением лояльности, повышением расходов, принятием неправильных управленческих решений. Правильное управление информацией положительно сказывается на работе организации в целом.

MDM-системы применяются для управления информацией в разных отраслях и структурах. На практике это может быть реализовано следующим образом:

• Внедрение MDM-системы в сферу промышленного производства позволяет качественно отслеживать состояние технического парка, своевременно обслуживать и ремонтировать оборудование, закупать запчасти у разных поставщиков. Если данные собраны в одном месте, то менеджеры компании способны быстро принимать важные производственные решения.

• MDM-системы в медицинских учреждениях позволят решить проблему повторения данных о пациентах. Система поможет обнаружить повторы и объединить несколько записей в одну. Данные синхронизированы, поэтому куда проще организовать качественную рассылку напоминаний. В системах также можно хранить информацию о сотрудниках учреждения.

• В банковской сфере MDM-система может быть единым хранилищем информации обо всех финансовых услугах и продуктах. Это существенно упрощает и ускоряет взаимодействие между всеми подразделениями. Согласование особенностей нового продукта также можно выполнять сразу в MDM — это позволит избежать длинных переписок. Создание единой базы клиентов делает возможным формирование адресных предложений.

• В добывающей промышленности в MDM-системах хранится информация об объемах добычи и отгрузки, используемом оборудовании и составных частях. Это позволяет значительно снизить затраты на ремонт и техническое обслуживание. Наличие строгого контроля при сопоставлении информации о поступлении и отгрузке материалов позволяет минимизировать риски хищений.

Типы MDM-систем

Сегодня бизнес использует три типа MDM-систем: централизованные, аналитические, гармонизированные.

Централизованная система

Централизованная MDM-система — это программное обеспечение, предназначенное для создания, управления, хранения и распространения основных данных в рамках организации. Основные данные — это критически важная информация, которая используется в различных бизнес-процессах и приложениях. Примеры таких данных включают информацию о клиентах, продуктах, сотрудниках, поставщиках и других ключевых сущностях.

Основные характеристики централизованной MDM-системы:

• Достоверность. Централизованная MDM-система обеспечивает создание единого, согласованного и достоверного набора мастер-данных, который используется всеми подразделениями и системами организации. Это позволяет избежать дублирования, противоречий и ошибок в данных.

• Централизованное управление. Все мастер-данные хранятся и управляются в одном месте, что упрощает их актуализацию, контроль качества и согласованность.

• Интеграция с другими системами. MDM-система интегрируется с различными корпоративными приложениями (ERP, CRM, BI и другими), обеспечивая передачу актуальных и согласованных сведений между ними.

• Управление качеством данных. Включает инструменты для очистки, стандартизации, дедупликации и обогащения данных, что повышает их точность и полезность.

• Поддержка бизнес-процессов. MDM-система помогает оптимизировать бизнес-процессы, обеспечивая сотрудников и системы актуальной и достоверной информацией.

• Гибкость и масштабируемость. Централизованная MDM-система может адаптироваться к изменениям в бизнесе и масштабироваться по мере роста организации.

Преимущества централизованной MDM-системы:

• Согласованность данных: устранение дублирования и противоречий в данных.

• Повышение эффективности: сокращение времени на поиск и обработку информации.

• Улучшение аналитики: более точные отчеты и аналитика на основе качественных данных.

• Соблюдение нормативных требований: обеспечение соответствия стандартам и регуляторным требованиям (например, GDPR).

• Улучшение взаимодействия с клиентами: единое представление о клиентах для более персонализированного обслуживания.

Аналитическая система

Аналитическая MDM-система — это тип MDM-решений, ориентированный на поддержку аналитики и отчетности. В отличие от операционной MDM, которая фокусируется на управлении мастер-данными для поддержки текущих бизнес-процессов, аналитическая MDM нацелена на обеспечение качественных, согласованных данных для анализа, прогнозирования и принятия стратегических решений.

Основные характеристики аналитической MDM-системы:

• Ориентация на аналитику. Аналитическая MDM-система предоставляет данные, которые используются в системах бизнес-аналитики (BI), хранилищах данных (Data Warehouse) и аналитических платформах. Она обеспечивает согласованность данных для построения отчетов, дашбордов и аналитических моделей.

• Интеграция с аналитическими системами. Аналитическая MDM интегрируется с BI-инструментами, хранилищами данных и системами анализа данных. Она предоставляет "очищенные" и структурированные данные для выполнения аналитики. 

• Историчность данных. Аналитическая MDM часто поддерживает хранение исторических данных, что позволяет анализировать изменения мастер-данных с течением времени.

• Поддержка сложных аналитических сценариев. Система позволяет создавать сложные аналитические модели, например, для анализа поведения клиентов, прогнозирования спроса или оценки эффективности продуктов.

• Фокус на качестве данных. Аналитическая MDM включает инструменты для очистки, стандартизации и обогащения данных, что критически важно для точности аналитики.

• Отделение от операционных процессов. Этот вид MDM часто работает с копиями данных, извлеченных из операционных систем, чтобы не мешать текущим бизнес-процессам.

Преимущества аналитической MDM-системы:

• Улучшение качества аналитики: предоставление точных и согласованных данных для анализа.

• Поддержка стратегических решений: возможность использовать достоверные данные для прогнозирования и планирования.

• Снижение нагрузки на операционные системы: аналитика выполняется на основе данных, извлеченных из MDM, что снижает нагрузку на операционные системы.

• Гибкость выполнения аналитики: возможность комбинировать данные из разных источников для более глубокого анализа.

Гармонизированная система

Гармонизированная MDM-система — это подход к управлению мастер-данными, который объединяет операционную и аналитическую MDM в единую систему. Основная цель гармонизированной MDM — обеспечить согласованность данных как для операционных процессов, так и для аналитики, создавая единый источник достоверных данных для всей организации.

Основные характеристики гармонизированной MDM-системы:

• Объединение операционных и аналитических данных. Гармонизированная MDM-система обеспечивает единое представление данных, которые используются как для текущих бизнес-процессов (операционная MDM), так и для аналитики и отчетности (аналитическая MDM).

• Достоверность. Все данные хранятся и управляются в одной системе, что исключает дублирование и противоречия между операционными и аналитическими данными.

• Изменения в реальном времени. Гармонизированная MDM позволяет использовать актуальные данные как для операционных задач (обработка заказов), так и для аналитики (анализ продаж).

• Интеграция с различными системами. Система интегрируется с операционными системами (ERP, CRM) и аналитическими платформами, обеспечивая эффективную передачу данных между ними.

• Гибкость и масштабируемость. Гармонизированная MDM может адаптироваться к изменениям в бизнесе и масштабироваться по мере роста организации.

Преимущества гармонизированной MDM-системы:

• Появление согласованности информации: устранение дублирования и противоречий между операционными и аналитическими данными.

• Повышение эффективности: сокращение времени на поиск и обработку информации.

• Улучшение аналитики: более точные отчеты и аналитика на основе качественных данных.

• Соблюдение требований нормативных актов: вся деятельность компаний соответствует стандартам и требованиям.

• Повышение качества клиентского обслуживания: появляется возможность для персонализированных предложений.

Использование MDM-систем позволяет значительно развить и улучшить единую систему управления важной информацией, которая используется в компании, увеличить эффективность процессов управления.