Что такое MDM-системы Информация — это важный элемент успешного функционирования любого бизнеса. Данные о клиентах, товарах, сотрудниках, сделках могут копиться на протяжении долгих лет. Возникает задача их структурирования, что позволит предотвратить риск появления неактуальных и противоречивых файлов. В статье мы расскажем, что такое MDM-система и как она помогает в выстраивании подходящей файловой структуры. Что такое MDM MDM расшифровывается как Master Data Management и переводится на русский, как «управление основными данными». Это не просто софт, а своеобразные системы управления, благодаря которым обеспечивается единство предоставления массивов информации. Подобные решения исключают риск возникновения несоответствий, несопоставимости и дублирования. В MDM входят два кластера компонентов: методологический и прикладной. Методологический кластер состоит из: Определения правил и подходов к ведению основной информации. Разрабатываются стандарты и методики для того, чтобы обеспечить качественное управление данными, включая правила их обновления. Управление качеством информации. Данные можно очистить и обогатить, что позволит обеспечить их полноту и точность. Управление жизненным циклом информации. Определяются этапы, через которые проходят файлы с самого моменты их создания. Прикладной кластер включает в себя: Программное обеспечение. Это базы данных, MDM-платформы, аналитические инструменты. IT-архитектура. Это определенные технологии, которые поддерживают MDM-процессы. Интеграционное окружение. Представляет собой механизмы для объединения информации из разных источников — и внешних, и внутренних. Задачи MDM-систем MDM-системы возникли из-за необходимости проводить анализ значительных массивов информации. Нужно собирать важные данные из таблиц, отфильтровывать их, убирать повторы и неактуальные факты. MDM-системы помогают качественно решать следующие задачи: Централизация данных. Создание единого источника достоверных данных для всей организации. Устранение дублирования данных. Обнаружение и удаление дублирующихся записей в различных системах. Обеспечение согласованности данных. Поддержание единообразия данных, их различных систем и подразделений. Интеграция данных из различных источников. Объединение данных из CRM, ERP, финансовых систем и других источников. Управление справочниками и классификаторами. Создание и поддержка единых справочников (например, товаров, клиентов, поставщиков). Очистка данных. Исправление ошибок, устранение некорректных или устаревших данных. Обогащение данных. Добавление недостающей информации из внешних источников. Управление правами доступа к данным. Обеспечение контроля доступа к данным в зависимости от ролей и полномочий пользователей. Поддержка версионности данных. Управление историей изменения данных и возможность отката к предыдущим версиям. Автоматизация процессов управления данными. Упрощение и ускорение процессов обновления, проверки и утверждения данных. Обеспечение соответствия нормативным требованиям. Поддержка соответствия данных регуляторным и законодательным требованиям (например, GDPR). Выполнение аналитики и формирование отчетности. Предоставление точных данных для аналитики и формирования отчетов. Поддержка многоканальности. Обеспечение согласованности данных из различных каналов взаимодействия с клиентами (онлайн, офлайн, мобильные приложения). Ускорение процессов внедрения новых систем. Упрощение интеграции новых приложений за счет наличия единого источника данных. Решение данных задач при помощи MDM-систем помогает организациям повысить эффективность бизнес-процессов, улучшить качество принимаемых решений и снизить риски, связанные с использованием некорректных данных. Типы корпоративных данных: что такое справочные и транзакционные данные Корпоративные данные можно разделить на несколько типов, среди которых ключевыми являются справочные и транзакционные данные. Они играют важную роль в управлении бизнес-процессами и аналитике. Рассмотрим их подробнее. Справочные данные — это статическая информация, которая описывает ключевые объекты бизнеса и используется для классификации, идентификации и структурирования сведений. Они редко меняются и служат основой для работы транзакционных систем. Примеры справочных данных: Информация о клиентах — имя, адрес, контактные данные. Данные о продуктах — название, описание, цена, категория. Информация о сотрудниках — ФИО, должность, отдел. Данные о поставщиках и партнерах. Характеристики справочных данных: Долгосрочные и стабильные. Используются в различных бизнес-процессах. Требуют высокой степени согласованности и точности. Транзакционные данные — это динамическая информация, которая фиксирует факты выполнения бизнес-операций. Они отражают события, происходящие в реальном времени, и часто меняются. Примеры транзакционных данных: Данные о продажах — дата, время, сумма, товар, клиент. Информация о заказах — номер заказа, статус, дата выполнения. Данные о платежах — сумма, дата, способ оплаты. Логи операций в системах — изменения статусов, перемещения товаров. Характеристики транзакционных данных: Краткосрочные и изменчивые. Связаны с конкретными событиями или операциями. Часто используются для анализа и отчетности. Данные также могут быть: Неструктурированными. Это почта и тексты, у которых нет формально определенной структуры. Полуструктурированными. У них нет схемы, но есть формальное описание в виде маркеров или тегов. Метаданными. Это данные, которые описывают другую информацию. Мастер-данные. Они содержат всю важную информацию о бизнесе. Когда и зачем необходимы MDM-системы Важным симптомом необходимости внедрять MDM-систему является накопление большого количества данных и появление сложностей с их обработкой. Если вовремя не использовать специализированное программное обеспечение, то организация может столкнуться с падением лояльности, повышением расходов, принятием неправильных управленческих решений. Правильное управление информацией положительно сказывается на работе организации в целом. MDM-системы применяются для управления информацией в разных отраслях и структурах. На практике это может быть реализовано следующим образом: Внедрение MDM-системы в сферу промышленного производства позволяет качественно отслеживать состояние технического парка, своевременно обслуживать и ремонтировать оборудование, закупать запчасти у разных поставщиков. Если данные собраны в одном месте, то менеджеры компании способны быстро принимать важные производственные решения. MDM-системы в медицинских учреждениях позволят решить проблему повторения данных о пациентах. Система поможет обнаружить повторы и объединить несколько записей в одну. Данные синхронизированы, поэтому куда проще организовать качественную рассылку напоминаний. В системах также можно хранить информацию о сотрудниках учреждения. В банковской сфере MDM-система может быть единым хранилищем информации обо всех финансовых услугах и продуктах. Это существенно упрощает и ускоряет взаимодействие между всеми подразделениями. Согласование особенностей нового продукта также можно выполнять сразу в MDM — это позволит избежать длинных переписок. Создание единой базы клиентов делает возможным формирование адресных предложений. В добывающей промышленности в MDM-системах хранится информация об объемах добычи и отгрузки, используемом оборудовании и составных частях. Это позволяет значительно снизить затраты на ремонт и техническое обслуживание. Наличие строгого контроля при сопоставлении информации о поступлении и отгрузке материалов позволяет минимизировать риски хищений. Типы MDM-систем Сегодня бизнес использует три типа MDM-систем: централизованные, аналитические, гармонизированные. Централизованная система Централизованная MDM-система — это программное обеспечение, предназначенное для создания, управления, хранения и распространения основных данных в рамках организации. Основные данные — это критически важная информация, которая используется в различных бизнес-процессах и приложениях. Примеры таких данных включают информацию о клиентах, продуктах, сотрудниках, поставщиках и других ключевых сущностях. Основные характеристики централизованной MDM-системы: Достоверность. Централизованная MDM-система обеспечивает создание единого, согласованного и достоверного набора мастер-данных, который используется всеми подразделениями и системами организации. Это позволяет избежать дублирования, противоречий и ошибок в данных. Централизованное управление. Все мастер-данные хранятся и управляются в одном месте, что упрощает их актуализацию, контроль качества и согласованность. Интеграция с другими системами. MDM-система интегрируется с различными корпоративными приложениями (ERP, CRM, BI и другими), обеспечивая передачу актуальных и согласованных сведений между ними. Управление качеством данных. Включает инструменты для очистки, стандартизации, дедупликации и обогащения данных, что повышает их точность и полезность. Поддержка бизнес-процессов. MDM-система помогает оптимизировать бизнес-процессы, обеспечивая сотрудников и системы актуальной и достоверной информацией. Гибкость и масштабируемость. Централизованная MDM-система может адаптироваться к изменениям в бизнесе и масштабироваться по мере роста организации. Преимущества централизованной MDM-системы: Согласованность данных: устранение дублирования и противоречий в данных. Повышение эффективности: сокращение времени на поиск и обработку информации. Улучшение аналитики: более точные отчеты и аналитика на основе качественных данных. Соблюдение нормативных требований: обеспечение соответствия стандартам и регуляторным требованиям (например, GDPR). Улучшение взаимодействия с клиентами: единое представление о клиентах для более персонализированного обслуживания. Аналитическая система Аналитическая MDM-система — это тип MDM-решений, ориентированный на поддержку аналитики и отчетности. В отличие от операционной MDM, которая фокусируется на управлении мастер-данными для поддержки текущих бизнес-процессов, аналитическая MDM нацелена на обеспечение качественных, согласованных данных для анализа, прогнозирования и принятия стратегических решений. Основные характеристики аналитической MDM-системы: Ориентация на аналитику. Аналитическая MDM-система предоставляет данные, которые используются в системах бизнес-аналитики (BI), хранилищах данных (Data Warehouse) и аналитических платформах. Она обеспечивает согласованность данных для построения отчетов, дашбордов и аналитических моделей. Интеграция с аналитическими системами. Аналитическая MDM интегрируется с BI-инструментами, хранилищами данных и системами анализа данных. Она предоставляет "очищенные" и структурированные данные для выполнения аналитики. Историчность данных. Аналитическая MDM часто поддерживает хранение исторических данных, что позволяет анализировать изменения мастер-данных с течением времени. Поддержка сложных аналитических сценариев. Система позволяет создавать сложные аналитические модели, например, для анализа поведения клиентов, прогнозирования спроса или оценки эффективности продуктов. Фокус на качестве данных. Аналитическая MDM включает инструменты для очистки, стандартизации и обогащения данных, что критически важно для точности аналитики. Отделение от операционных процессов. Этот вид MDM часто работает с копиями данных, извлеченных из операционных систем, чтобы не мешать текущим бизнес-процессам. Преимущества аналитической MDM-системы: Улучшение качества аналитики: предоставление точных и согласованных данных для анализа. Поддержка стратегических решений: возможность использовать достоверные данные для прогнозирования и планирования. Снижение нагрузки на операционные системы: аналитика выполняется на основе данных, извлеченных из MDM, что снижает нагрузку на операционные системы. Гибкость выполнения аналитики: возможность комбинировать данные из разных источников для более глубокого анализа. Гармонизированная система Гармонизированная MDM-система — это подход к управлению мастер-данными, который объединяет операционную и аналитическую MDM в единую систему. Основная цель гармонизированной MDM — обеспечить согласованность данных как для операционных процессов, так и для аналитики, создавая единый источник достоверных данных для всей организации. Основные характеристики гармонизированной MDM-системы: Объединение операционных и аналитических данных. Гармонизированная MDM-система обеспечивает единое представление данных, которые используются как для текущих бизнес-процессов (операционная MDM), так и для аналитики и отчетности (аналитическая MDM). Достоверность. Все данные хранятся и управляются в одной системе, что исключает дублирование и противоречия между операционными и аналитическими данными. Изменения в реальном времени. Гармонизированная MDM позволяет использовать актуальные данные как для операционных задач (обработка заказов), так и для аналитики (анализ продаж). Интеграция с различными системами. Система интегрируется с операционными системами (ERP, CRM) и аналитическими платформами, обеспечивая эффективную передачу данных между ними. Гибкость и масштабируемость. Гармонизированная MDM может адаптироваться к изменениям в бизнесе и масштабироваться по мере роста организации. Преимущества гармонизированной MDM-системы: Появление согласованности информации: устранение дублирования и противоречий между операционными и аналитическими данными. Повышение эффективности: сокращение времени на поиск и обработку информации. Улучшение аналитики: более точные отчеты и аналитика на основе качественных данных. Соблюдение требований нормативных актов: вся деятельность компаний соответствует стандартам и требованиям. Повышение качества клиентского обслуживания: появляется возможность для персонализированных предложений. Использование MDM-систем позволяет значительно развить и улучшить единую систему управления важной информацией, которая используется в компании, увеличить эффективность процессов управления.